دفتر ثبت شده آدرس رسمی یک شرکت ثبت شده ، انجمن یا هر شخص حقوقی دیگری است . عموماً بخشی از سوابق عمومی است و در اکثر کشورهایی که سازمان یا شخص حقوقی ثبت شده در آن ثبت شده است، مورد نیاز است. [1] برای سازمانهای ثبتشده برای دریافت مکاتبات رسمی و اعلامیههای رسمی از ادارات دولتی، سرمایهگذاران، بانکها، سهامداران و مردم، یک آدرس دفتر فیزیکی ثبت شده لازم است. [2] : 209
در بریتانیا ، قانون شرکتها در سال 2006 همه شرکتها را ملزم میکند که یک دفتر ثبت شده داشته باشند. [3] اسناد ممکن است با تحویل به آدرس دفتر ثبت شده در خانه شرکت ها به شرکت ها ارائه شود . [4] برای سازمانهای ثبتشده برای دریافت مکاتبات رسمی و اعلامیههای رسمی از ادارات دولتی، سرمایهگذاران، بانکها، سهامداران و مردم، آدرس دفتر ثبت شده لازم است. [2] : 209 لزومی ندارد که نشانی دفتر ثبت جایی باشد که سازمان تجارت یا تجارت واقعی خود را انجام می دهد، و برای شرکت های حقوقی ، حسابداران یا نمایندگان شرکت غیرعادی نیست که خدمات آدرس دفتر ثبت رسمی را ارائه دهند. [ نیاز به منبع ] به طور کلی، نام ثبت شده یک شرکت باید در دفتر ثبت آن برای عموم قابل مشاهده باشد. [5] شرکت ها باید آدرس دفتر ثبت شده خود را در تمام ارتباطات، مانند نامه ها، و در وب سایت های خود درج کنند . [6]
سوابق قانونی یک شرکت قبلاً باید در دفتر ثبت شده نگهداری می شد و برای بازرسی عمومی در دسترس بود. از اول اکتبر 2009، این امکان برای شرکت ها وجود داشته است که یک مکان بازرسی جایگزین (SAIL) را به عنوان مکانی برای نگهداری سوابق خود که باید برای بازرسی عمومی در دسترس باشد، تعیین کنند. [2] : 210 از ژوئن 2016، شرکتهای خصوصی میتوانند به جای حفظ دفاتر ثبتی خود، برخی سوابق را در ثبت مرکزی که توسط خانه شرکتها نگهداری و منتشر میشود، نگهداری کنند. [7]
یک شرکت باید نشان دهد که دفتر ثبت آن در کدام یک از سه حوزه قضایی بریتانیا قرار دارد: انگلستان و ولز ، اسکاتلند ، یا ایرلند شمالی . شرکتهایی که در ولز ثبت شدهاند میتوانند آدرس دفتر ثبت شدهشان را بهجای انگلستان و ولز در ولز ثبت کنند . [8] بر اساس مقرراتی که در 1 اکتبر 2009 در بریتانیا اجرا شد، مدیران شرکتها اکنون میتوانند از یک آدرس دفتر ثبت شده به جای آدرس منزل شخصی خود برای تماس در دفتر ثبت شرکتها استفاده کنند. [ نیاز به نقل از ] اگرچه ثبت قانونی آنها در انگلستان و ولز یا در ولز است، طبق گفته Companies House، شرکتها باید محل دفتر ثبت شرکت را به شیوهای مشابه یکی از قالبهای پیشنهادی زیر نمایش دهند: [ نیازمند منبع ]
«در کلیه نامههای تجاری شرکت، فرمهای سفارش (به صورت چاپی، الکترونیکی یا هر شکل دیگر) و وبسایتهای آن، شرکت باید با حروف خوانا نشان دهد:
(الف) بخشی از انگلستان که شرکت در آن ثبت شده است که عبارت است از:
برای شرکت های ثبت شده در انگلستان و ولز یا:
- ثبت شده در انگلستان و ولز؛ یا
- ثبت شده در انگلستان؛ یا
- ثبت شده در ولز؛ یا
- ثبت شده در لندن؛ یا
- در کاردیف ثبت شده است.
در بسیاری از کشورهای دیگر، آدرسی که یک شرکت با آن به ثبت می رسد باید جایی باشد که دفتر مرکزی یا مقر آن واقع شده است، و این اغلب نشان دهنده ثبت محلی است که شرکت باید در آن ثبت شود.